AVISO DE PRIVACIDAD AL SOLICITANTE DE EMPLEO
Este Aviso de Privacidad al solicitante de empleo define los datos personales que Quest Global tratará cuando mandes tu CV, y cómo los utilizamos durante y después del proceso de contratación. Se aplica a cualquier persona que solicite empleo en Quest Global ya sea como empleado, autónomo, consultor, becario, voluntario o director (denominados en conjunto como «solicitante de empleo»).
Ten en cuenta que no mantendremos, utilizaremos o compartiremos todos los tipos de datos personales descritos en este Aviso de Privacidad. Estos datos dependerán del puesto para el que presentes tu candidatura, del país en el que se ofrezca el puesto, de la naturaleza del proceso de contratación, de la medida en que avance en el proceso de contratación y de sus circunstancias individuales.
La ley de protección de datos nos exige que te proporcionemos toda esta información. Por ello es importante que lo leas atentamente, junto con cualquier otra información similar o adicional que podamos proporcionarte en las distintas fases de selección y contratación. En caso de que tu solicitud sea aceptada, cuando empieces a trabajar con nosotros, te proporcionaremos otro aviso de privacidad específico de para país de empleo.
Este Aviso de Privacidad está alineado con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). No otorga ningún derecho contractual. Podemos actualizar este Aviso de Privacidad en cualquier momento.
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE TUS DATOS?
Quest Global es el «Responsable del tratamiento» a efectos de la ley de protección de datos. Esto significa que somos responsables de decidir cómo conservamos y utilizamos tus datos personales.
Nuestro Responsable de Protección de Datos es Sumeet Arora ([email protected])*. Como responsable de protección de datos, nos informa y asesora sobre nuestras obligaciones en materia de protección de datos y de supervisar el cumplimiento de dichas obligaciones. El equipo de Protección de Datos será tu primer punto de contacto si tienes alguna pregunta sobre la protección de tus datos. Puedes ponerte en contacto con ellos en [email protected].
*Si eres solicitante de empleo para un puesto en España, el Delegado de Protección de Datos regional asignado es Balbina López de la Torre ([email protected]). En caso de ausencia, el resto del equipo garantizará tus derechos en materia de protección de datos, para ello, siempre puedes dirigirte al correo [email protected].
¿QUÉ SON DATOS PERSONALES?
Por datos personales se entiende cualquier información relativa a una persona que pueda ser identificada (directa o indirectamente), por referencia a un identificador (por ejemplo, nombre, número de identificación, número de empleado, dirección de correo electrónico, características físicas, etc.). Puede ser fáctico (por ejemplo, los datos de contacto o la fecha de nacimiento), una opinión sobre las acciones o el comportamiento de un individuo, o información que de otro modo podría afectar a ese individuo a título personal o empresarial.
La ley de protección de datos divide los datos personales en dos categorías: datos personales ordinarios y datos de categoría especial o sensible. Cualquier dato personal que revele el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a un sindicato, las condiciones de salud física o mental, la vida sexual o la orientación sexual, o los datos biométricos o genéticos que se utilizan para identificar a una persona se conocen como datos de categoría especial o sensible. (El resto son datos personales ordinarios).
¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES ORDINARIOS TRATAMOS Y POR QUÉ?
En las fases iniciales de contratación, recopilamos, conservamos y utilizamos los siguientes tipos de datos personales ordinarios:
– Información contenida en Tu CV/carta de presentación, incluyendo nombre, título, detalles de contacto, fecha de nacimiento, experiencia, habilidades, calificaciones/formación, referencias, etc.
– Información sobre el proceso de selección, incluidas las notas de la entrevista, las notas internas y los resultados de las pruebas de selección, ya sean escritas u online.
Si resultas seleccionado para una posición, o recibes una oferta condicional, podremos recopilar, mantener y utilizar la siguiente información adicional:
-Verificación de datos previos al empleo, incluyendo referencias o calificaciones.
-Permisos de trabajo y documentos relacionados.
Con estos datos personales, nosotros podemos:
-Procesar tu solicitud y mantener contacto contigo;
-Evaluar si tienes las habilidades, experiencia, cualificaciones y formación necesarias para desempeñar el puesto que se oferta;
-Tomar la decisión de selección;
-Verificar la información has proporcionado;
-Chequear y demostrar que tienes permiso legal para trabajar en el país donde se ofrece el empleo.
-Llevar un control de nuestro proceso de selección y tomar decisiones;
-Cumplir con los requisitos de nuestros clientes.
¿CUÁL ES NUESTRA BASE LEGAL PARA TRATAR TUS DATOS PERSONALES?
La ley de protección de datos especifica las bases legales sobre las que podemos guardar y utilizar los datos personales. Nos basamos en uno o más de los siguientes fundamentos legales cuando tratamos sus datos personales ordinarios:
– Iniciar, a petición tuya, los pasos para poder llegar a firmar un contrato, ya sea un contrato de trabajo, de servicios u de otro tipo
– Cumplir con una obligación legal, por ejemplo, la obligación de no discriminar durante nuestro proceso de contratación. Par ello es necesario llevar un registro y control de los procesos.
– Es necesario para nuestro interés legítimo (o el de un tercero) y para que sus intereses y derechos fundamentales no prevalezcan sobre esos intereses. Por ejemplo, es de nuestro interés legítimo revisar y considerar sus datos personales (como se mencionó anteriormente) para que podamos seleccionar al candidato más apropiado para el trabajo.
¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES DE CATEGORÍA ESPECIAL TRATAMOS, POR QUÉ Y SOBRE QUÉ BASE LEGAL?
Sólo recopilaremos, conservaremos y utilizaremos datos de categoría especial de la siguiente forma.
Dado que los datos de categoría especial suelen ser más sensibles que los datos personales ordinarios, necesitamos disponer de un fundamento jurídico adicional para recopilarlos, conservarlos y utilizarlos. Los fundamentos legales adicionales en los que nos basamos para recopilar, conservar y utilizar datos de categoría especial se explican a continuación para cada tipo de dato de categoría especial.
Seguimiento de la igualdad de oportunidades
(Estos datos concretos no se recopilan en España. Pueden recopilarse en otros países donde opera Quest). Datos de seguimiento de la igualdad de oportunidades que podrían incluir información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, orientación sexual o salud. Utilizamos esta información para supervisar la igualdad de oportunidades y la diversidad en nuestro proceso de contratación. Nuestro fundamento jurídico adicional para utilizar esta información es que es necesaria para el interés público a efectos del control de la igualdad de oportunidades y está en consonancia con nuestra Política de Protección de Datos.
Ajustes o adaptaciones por incapacidad/condiciones médicas
Información relevante como resultado de una condición médica subyacente o discapacidad. Utilizamos esta información para poder llevar a cabo un proceso de reclutamiento justo y no discriminatorio considerando/haciendo ajustes razonables en nuestro proceso según sea apropiado. Nuestro fundamento legal adicional para utilizar esta información es que la necesitamos para cumplir con una obligación legal/ejercer un derecho legal en relación con el empleado. Dicho uso está en línea con nuestra Política de Protección de Datos.
Cuestionarios médicos previos al empleo
Recogemos información sobre su aptitud y condiciones médicas. Utilizamos esta información para asegurar que puede desempeñar el trabajo y para cumplir con los requisitos de prevención de riesgos laborales. Nuestra base legal para usar esta información. Estos datos son necesarios para asegurar la prevención y seguridad en el trabajo.
¿CÓMO RECOGEMOS TUS DATOS PERSONALES?
Normalmente, son proporcionados por ti, por ejemplo en tu currículum vitae o rellenando el perfil del candidato en la herramienta de contratación de Quest y durante cualquier entrevista.
Otros datos personales que poseemos y utilizamos se generan a partir de fuentes internas durante el proceso de contratación. Por ejemplo, la persona que lo entreviste puede calificar su idoneidad para el puesto y nosotros registramos las razones de las decisiones tomadas sobre si su solicitud tiene éxito o no.
También pueden provenir de fuentes externas. Por ejemplo, una agencia de contratación puede proporcionarnos una lista restringida de candidatos. Es posible llevar a cabo comprobaciones previas a la contratación, como aceptar referencias de antiguos empleadores o proveedores de formación. Para algunas funciones, también podemos obtener información sobre de fuentes públicas, como perfil en LinkedIn u otros medios de comunicación.
¿CON QUIÉN COMPARTIMOS TUS DATOS PERSONALES?
Podemos compartir cualquiera de tus datos personales que sean relevantes, en su caso, con las empresas de nuestro grupo, para que puedan participar en el proceso de selección y aprobar las decisiones finales de selección. Nuestros fundamentos legales para hacerlo son los siguientes: es necesario para la celebración de un contrato, y redunda en nuestro interés legítimo que la empresa apruebe nuestras decisiones de contratación y cumpla con los procedimientos aplicables dentro de nuestro grupo de empresas. Quest Global Engineering Services Private Limited (QGESPL) tiene su sede fuera del EEE, en la India. Hemos establecido las medidas apropiadas para garantizar que cualquier dato personal transferido a la India sea tratado de forma coherente y que respete las leyes del EEE sobre protección de datos y reciba un nivel adecuado de protección.
Agencias de contratación
Contratamos agencias para que nos proporcionen detalles de los candidatos adecuados para las vacantes disponibles, para que se comuniquen con ellos y para que se encarguen de la administración en relación con el proceso de contratación. Si hemos recibido los datos de la solicitud inicial de una agencia de selección de personal, compartiremos con ellos los datos personales que sean necesarios para que puedan desempeñar sus funciones para nosotros. Nuestros fundamentos jurídicos para hacerlo son los siguientes: es necesario para celebrar un contrato; y redunda en nuestro interés legítimo contratar a proveedores de servicios para que nos ayuden en el proceso de contratación.
Profesionales salud médica/ocupacional
Podemos compartir información relevante a cualquier solicitud de ajuste al proceso de selección como resultado de una condición médica subyacente o discapacidad con profesionales médicos/de salud ocupacional para permitirnos identificar qué ajustes, si los hubiere, son necesarios en el proceso de selección y, para que tenga éxito una vez que empiece a trabajar. También podemos compartir los detalles de las condiciones médicas informadas y/o las respuestas a los cuestionarios de salud previos al empleo con profesionales médicos/de salud ocupacional para buscar un informe médico sobre usted que nos permita evaluar su aptitud para el trabajo y si es necesario hacer ajustes una vez que empiece a trabajar. Esta información también puede ser utilizada por los profesionales médicos/de salud ocupacional para llevar a cabo las evaluaciones requeridas por la legislación de salud y seguridad. Nuestros motivos legales para compartir estos datos personales son los siguientes: es necesario para celebrar un contrato; nos interesa legítimamente considerar ajustes que permitan a los solicitantes de empleo participar plenamente en el proceso de contratación y evaluar la aptitud para el trabajo de los solicitantes de empleo a los que hemos ofrecido puestos de trabajo; y es necesario cumplir con nuestras obligaciones legales/ejercer derechos legales en el ámbito del empleo (obligaciones de no discriminar, hacer ajustes razonables y cumplir con los requisitos de salud y seguridad).
Asesores legales/profesionales
Compartimos cualquiera de sus datos personales que sean relevantes, en su caso, con nuestros asesores legales y otros asesores profesionales, con el fin de obtener asesoramiento legal u otro tipo de asesoramiento profesional. Nuestros fundamentos legales para compartir estos datos personales son los siguientes: es en nuestro interés legítimo buscar asesoramiento para aclarar nuestros derechos/obligaciones y defendernos adecuadamente de posibles reclamaciones; es necesario cumplir con nuestras obligaciones legales/ejercer derechos legales en el ámbito del empleo; y es necesario establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.
Oficinas de Inmigración
Podemos compartir la documentación de trabajo con las Oficinas de Inmigración, cuando sea necesario, para permitirnos verificar el permiso de trabajo en el país donde se te ofrece un puesto. También podemos compartir tus datos personales con los organismos reguladores del país en el que se ofrece el puesto.
CONSECUENCIAS DE NO PROPORCIONAR DATOS PERSONALES
Sólo pedimos los datos personales que necesitamos para poder tomar una decisión sobre la oferta de un puesto de trabajo. Si no nos proporcionas información en particular en algunos casos la consecuencia sería la no selección del candidato. Por ejemplo, si te pedimos que nos proporciones un ejemplo de un trabajo escrito previo/un certificado que verifique una cualificación y no lo haces, tendremos que decidir si te contratamos sin esa información. Además, algunos de los datos personales que usted nos proporcionas son requeridos por ley. Por ejemplo, si no nos proporcionas la documentación que necesitamos para comprobar tu derecho a trabajar en el país donde se le ofrece el puesto, entonces no podremos ofrecerte el puesto.
Si decides no proporcionarnos los datos personales solicitados, te informaremos en cada momento qué implicaciones tiene.
¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS TUS DATOS PERSONALES?
Conservaremos sus datos personales durante todo el proceso de contratación.
Si tu solicitud es aceptada, cuando empiece a trabajar con nosotros recibirá un Aviso de Privacidad del Empleado que incluirá información sobre los datos personales que guardamos durante el proceso de contratación y el tiempo que guardamos tus datos personales mientras trabajas con nosotros y cuando te hayas marchado.
Si tu solicitud no es aceptada, conservaremos sus datos personales durante un máximo de cuatro años a partir de la fecha en que le notifiquemos nuestra decisión o la fecha de su último acceso al portal Quest Applicant. Sin embargo, puede haber circunstancias en las que sea apropiado que guardemos determinados elementos de sus datos personales durante más tiempo. Basaremos estas decisiones en circunstancias relevantes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
– la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales,
– el riesgo de daño por uso o divulgación no autorizados,
– los fines para los que tratemos sus datos personales y el tiempo que necesitamos los datos particulares para lograr estos fines
– cuánto tiempo es probable que los datos personales sigan siendo exactos y estén actualizados,
– durante cuánto tiempo los datos personales pueden ser relevantes para posibles reclamaciones legales futuras
– cualquier requisito legal, contable, de presentación de informes o reglamentario aplicable que especifique el tiempo que deben conservarse determinados registros.
En todos los casos, no guardaremos sus datos personales durante más tiempo del que los necesitemos para nuestros fines legítimos.
¿MANTENDREMOS TU SOLICITUD ARCHIVADA?
En caso de no ser seleccionado para el puesto, conservaremos tus datos personales en nuestra base de datos para valorar otras vacantes que puedan surgir en los próximos cuatro años a partir de tu último acceso al portal Quest Applicant y nos pondremos en contacto si creemos que es el caso. No conservaremos tus datos personales para este fin durante más de cuatro años a partir de su último acceso al portal Quest Applicant.
Si durante el período en el que disponemos de tus datos personales en nuestros archivos, deseas solicitar una vacante en particular, puedes ponerte en contacto con nosotros. Si cambias de opinión sobre la posibilidad de que guardemos sus datos personales en un archivo, tienes derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento (véase «Sus derechos», más adelante).
SOBRE TUS DERECHOS
Tienes una serie de derechos legales relacionados con tus datos personales, que se describen a continuación:
– El derecho de hacer una solicitud de acceso. Esto te permite recibir cierta información sobre cómo utilizamos tus datos, así como recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre ti y comprobar que los estamos tratando legalmente.
– El derecho a solicitar que corrijamos los datos personales incompletos o inexactos que tenemos sobre ti.
– El derecho a solicitar que eliminemos o eliminemos los datos personales que tenemos sobre ti, cuando no haya una buena razón para que continuemos tratándolos. También tienes derecho a solicitarnos que eliminemos tus datos personales cuando hayas ejercido el derecho a oponerte al tratamiento (véase más adelante).
– El derecho a oponerse a que tratemos tus datos personales cuando no podamos demostrar una razón imperiosa para continuar el tratamiento.
– El derecho a solicitar que limitemos el tratamiento de tus datos personales. Esto le permite solicitarnos que suspendamos el tratamiento de tus datos personales, por ejemplo, si deseas que establezcamos su exactitud o el motivo del tratamiento.
– El derecho a retirar tu consentimiento para que utilicemos tus datos personales. También tiene derecho a solicitar que eliminemos esos datos, si no tenemos otra razón válida para continuar tratándolos.
– El derecho a solicitar que cedamos tus datos personales a terceros, con respecto a los datos que nos hayas facilitado, cuando nuestro fundamento jurídico para utilizarlos sea que son necesarios para la ejecución de un contrato o que nos haya dado tu consentimiento para utilizarlos (esto se conoce como derecho a la «portabilidad de los datos»).
Si deseas ejercer alguno de los derechos anteriores, puedes ponerte en contacto con [email protected] por escrito. Ten en cuenta que estos derechos no son absolutos y en algunas circunstancias podemos tener derecho a rechazar parte o la totalidad de la solicitud.
Si tienes alguna pregunta o duda sobre el uso que hacemos de tus datos personales, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de Data Protection en el mail anterior.
Ten en cuenta también que tienes derecho a presentar una reclamación en cualquier momento a la Agencia Española de Protección de Datos.