Aviso de privacidad para candidatos al trabajo

Aviso de privacidad para candidatos

Este Aviso de Privacidad para Candidatos establece qué datos personales tuyos maneja Quest Global y cómo los recopilamos y usamos durante y después del proceso de selección. Se aplica a cualquier persona que solicite trabajar en Quest Global, ya sea como empleado, trabajador, contratista, consultor, becario, voluntario, socio o director (en conjunto, "Candidatos al Puesto" o "tú").

Ten en cuenta que no necesariamente conservaremos, usaremos o compartiremos todos los tipos de datos personales descritos en este Aviso de Privacidad en relación contigo. Los tipos específicos de datos sobre ti que recopilaremos, conservaremos, utilizaremos y compartiremos dependerán del puesto que estés solicitando, el país donde se ofrece el puesto, la naturaleza del proceso de selección, cuánto avances en el proceso de selección y tus circunstancias individuales. 

Estamos obligados por la Ley de Protección de Datos a facilitarte la información incluida en este Aviso de Privacidad. Es importante que leas atentamente el Aviso de Privacidad, junto con cualquier otra información similar o adicional que podamos facilitarte de vez en cuando sobre cómo recopilamos y usamos tus datos personales. Si aceptamos tu candidatura, cuando comiences a trabajar para nosotros te facilitaremos otro Aviso de Privacidad específico correspondiente a tu país de empleo, que explica cómo tratamos tus datos personales mientras trabajas para nosotros.

Este Aviso de Privacidad está conforme con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). No te otorga ningún derecho contractual. Tenemos el derecho de actualizar este Aviso de Privacidad en cualquier momento. 

¿Quién es el responsable del tratamiento?

Quest Global es el "responsable de tratamiento" a efectos de la Ley de Protección de Datos. Esto significa que somos responsables de decidir cómo conservamos y utilizamos tus datos personales.  

Nuestro Oficial de Protección de Datos es el Sr. Aravindan Raghavan. Como Delegado de Protección de Datos, es responsable de informarnos y asesorarnos sobre nuestras obligaciones en materia de protección de datos, y de supervisar nuestro cumplimiento de dichas obligaciones. El Oficial de Protección de Datos también actúa como tu primer punto de contacto si tienes preguntas o dudas sobre la protección de datos. Para cualquier pregunta o duda, ponte en contacto con el Consejo de Protección de Datos.

¿Qué son los datos personales?

Los datos personales se refieren a cualquier información relacionada con una persona viva que pueda identificarse (directa o indirectamente) específicamente por referencia a un identificador (por ejemplo, nombre, número de Identificación Nacional, número de empleado, dirección de correo electrónico, características físicas). Puede ser un dato (por ejemplo, datos de contacto o fecha de nacimiento), una opinión sobre el comportamiento o los gestos de una persona, o información que de algún modo podría afectar a esa persona a título personal o empresarial. 

La Ley de Protección de Datos divide los datos personales en dos categorías: datos personales ordinarios y datos de categoría especial. Cualquier dato personal que revele el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, las condiciones de salud física o mental, la vida sexual o la orientación sexual, o los datos biométricos o genéticos que se utilicen para identificar a un individuo, se conocen como datos de categoría especial. (El resto son datos personales ordinarios). 

¿Qué tipo de datos personales ordinarios mantenemos sobre ti y por qué?

En las etapas iniciales del proceso de selección recopilamos, mantenemos y utilizamos los siguientes tipos de datos personales ordinarios sobre ti:

• Información contenida en tu CV/carta de presentación, incluidos tu nombre, título,detalles de contacto, fecha de nacimiento, historia laboral, experiencia, habilidades,cualificaciones/formación (incluida la educación, vocacional, cuando corresponda)nombres de referencias y detalles de contacto, etc.
• Información del proceso de selección, incluida la correspondencia, notas de entrevistas, notas internas, los resultados de cualquier prueba ya sea escrita o en línea.

Si estás preseleccionado/a para un puesto o recibes una oferta de empleo condicional, podemos recopilar, mantener y utilizar los siguientes tipos adicionales de datos personales ordinarios sobre ti: 

• Información de verificación previa al empleo, incluidas referencias, certificado de antecedentes penales y comprobación de calificaciones y de referencias en empleos anteriores
• Verificación del derecho a trabajar y documentos relacionados

Mantenemos y utilizamos estos datos personales para poder:

• procesar tu solicitud y comunicarnos contigo en relación con ésta;
• evaluar si tienes las habilidades, la experiencia, las cualificaciones y la formación requeridas para un puesto dentro de la empresa;
• tomar decisiones informadas durante el proceso de selección;
• verificar la información facilitada por ti;
• verificar y demostrar que tienes derecho legal a trabajar en el país donde se ofrece el puesto;
• mantener registros apropiados de nuestro proceso de selección y de las decisiones;
• cumplir con los requisitos de nuestros clientes.

¿Cuáles son nuestros fundamentos legales para utilizar tus datos personales ordinarios?

La Ley de Protección de Datos especifica los fundamentos legales sobre los que podemos mantener y utilizar los datos personales

Al procesar tus datos personales ordinarios nos basamos en uno o más de los siguientes fundamentos legales

• Los necesitamos para tomar medidas a petición tuya para realizar una contratación(firmar un contrato contigo), porque al solicitar un empleo con nosotros, en realidad nos estás pidiendo que firmemos un contrato contigo (ya sea que un contrato de trabajo, un contrato de servicios o cualquier otro tipo de contrato).
• Los necesitamos para cumplir con una obligación legal (obligación legal), por ejemplo, la obligación de no discriminar durante nuestro proceso de selección, o la obligación de no contratar a alguien que no tenga permiso de trabajo en el país donde se ofrece el puesto.
• Es necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) que tus intereses y derechos fundamentales no anulen esos intereses (intereses legítimos). Por ejemplo, es de nuestro interés legítimo revisar y considerar tus datos personales (como se indica arriba) para que podamos seleccionar al candidato más adecuado para el puesto.

¿Qué tipo de datos personales de categoría especial conservamos sobre ti y cuáles son los fundamentos legales sobre los que nos basamos para ello?

Solo recopilaremos, conservaremos y utilizaremos tipos limitados de datos de categoría especial sobre ti durante el proceso de selección, como se describe a continuación. 

Dado que los datos de categoría especial suelen ser más sensibles que los datos personales ordinarios, necesitamos disponer de un fundamento legal adicional (además de los fundamentos legales establecidos en la sección anterior sobre datos personales ordinarios) para recopilarlos, conservarlos y utilizarlos. Los fundamentos legales adicionales en los que nos basamos para recopilar, conservar y utilizar tus datos de categoría especial se explican a continuación para cada tipo de datos de categoría especial. 

En las etapas iniciales de la selección, recopilamos, conservamos y utilizamos los siguientes tipos de datos personales de categoría especial sobre ti:

Seguimiento de la igualdad de oportunidades

Datos de seguimiento de la igualdad de oportunidades que podrían incluir información sobre su raza o etnia, creencias religiosas, orientación sexual o salud. Utilizamos esta información para controlar la igualdad de oportunidades y la diversidad en nuestro proceso de selección. El fundamento legal adicional en el que nos basamos para usar esta información es que es necesaria para el interés público, con el fin de controlar la igualdad de oportunidades y está conforme con nuestra Política de Protección de Datos.

Adaptaciones por discapacidad/condiciones médicas 

Información relevante para cualquier solicitud por tu parte de adaptar el proceso de selección como resultado de una condición médica o una discapacidad subyacente. Usamos esta información para poder llevar a cabo un proceso de selección justo y no discriminatorio al hacer  adaptaciones razonables a nuestro proceso, según corresponda. Otro fundamento legal adicional para el uso de esta información es que la necesitamos para cumplir con una obligación legal/ejercer un derecho legal en relación con el empleo, es decir, las obligaciones de no discriminar y de hacer adaptaciones razonables para adaptarse a una discapacidad, y dicho uso está de acuerdo con nuestra Política de Protección de Datos.

Si estás preseleccionado/a para un puesto o recibes una oferta de empleo condicional, podemos recopilar, conservar y utilizar los siguientes tipos adicionales de datos personales de categoría especial sobre ti: 

Cuestionarios sobre la salud / reconocimientos médicos previos al empleo

Recopilamos información sobre tu salud en un cuestionario y/o reconocimiento médico previo al empleo, así como cualquier información sobre condiciones médicas subyacentes y adaptaciones que nos hayas informado. Usamos esta información con el fin de evaluar si estás en condiciones de hacer el trabajo con ciertas adaptaciones, considerar/organizar adaptaciones adecuadas y cumplir con los requisitos de salud y seguridad. Otros fundamentos legales adicionales para el uso de esta información son que la necesitamos para cumplir con una obligación legal/ejercer un derecho legal en relación con el empleo, es decir, las obligaciones de no discriminar y de hacer adaptaciones razonables para adaptarse a una discapacidad, y dicho uso está de acuerdo con nuestra Política de Protección de Datos; además, es necesaria para evaluar tu capacidad laboral por motivos de salud, sujeto a las garantías de confidencialidad apropiadas. 

¿Cómo recopilamos tus datos personales?  

La mayor parte de los datos personales sobre ti, que conservamos y usamos nos la has facilitado tú. Por ejemplo, al enviarnos tu CV, al completar el perfil de candidato en la herramienta de selección de Quest Global Recruitment y durante cualquier entrevista. 

Algunos de los datos personales que conservamos y usamos sobre ti se generan a partir de fuentes internas durante el proceso de selección. Por ejemplo, la persona que te entrevista puede calificar su idoneidad para el puesto, y registramos los motivos de las decisiones tomadas sobre la aprobación de tu solicitud. 

Algunos de los datos personales sobre ti que conservamos y usamos pueden provenir de fuentes externas. Por ejemplo, una agencia de contratación puede facilitarnos una lista con candidatos preseleccionados. Si te ofrecemos un puesto, realizaremos verificaciones previas al empleo, como pedir referencias en empleos anteriores o a personas relacionadas con tu formación, y podemos comunicarnos con organismos adjudicadores con el fin de verificar tus cualificaciones. Podemos pedirle a un profesional de la salud ocupacional que nos informe sobre tu aptitud física para realizar el trabajo, o pedirte que pases un reconocimiento médico.  También podemos solicitar el certificado de antecedentes penales. En algunas circunstancias, podemos solicitar a las oficinas de Inmigración información sobre tu estatus migratorio para verificar tu derecho a trabajar en el país donde se ofrece el puesto.  Para algunos roles, también podemos obtener información sobre ti de fuentes disponibles públicamente, como tu perfil de LinkedIn u otras fuentes.

 ¿Con quién compartimos tus datos personales?

Podemos compartir cualquier dato personal tuyo que sea relevante, cuando corresponda, con las empresas de nuestro grupo, para permitirles participar en el proceso de selección y aprobar las decisiones finales de contratación. Nuestros fundamentos legales para hacerlo son que: es necesario para la firma de un contrato, y está en nuestro interés legítimo para que la empresa apruebe nuestras decisiones de contratación y cumpla con los procedimientos aplicables dentro de nuestro grupo empresarial. Quest Global Engineering Services Private Limited (QGESPL) tiene su sede fuera del EEE, en India. Hemos implementado las siguientes medidas apropiadas para garantizar que todos los datos personales transferidos a la India se traten de manera coherente y respetuosa con las leyes del EEE sobre la protección de datos y que reciban un nivel adecuado de protección. Si necesitas más información sobre [esta/estas] medidas de protección, puedes contactar con el Consejo de Protección de Datos.

Agencias de contratación 

Trabajamos con agencias de contratación para que nos faciliten detalles sobre candidatos adecuados para nuestras vacantes disponibles, para comunicarnos con esos candidatos y para gestionar el proceso de selección. Si recibimos los detalles de tu solicitud inicial desde una agencia de contratación, compartiremos con ellos cualquier dato personal que sea necesario para que puedan cumplir con sus funciones en nuestro nombre. Las bases legales que permiten compartir esos datos con ellos residen en que esto es necesario para preparar un contrato y que está en nuestro interés legítimo contratar proveedores de servicios para que nos ayuden con el proceso de selección.

Profesionales médicos/de la salud ocupacional 

Podemos compartir información relevante con profesionales médicos/de la salud ocupacional en relación con cualquier solicitud que nos hayas hecho para adaptar el proceso de selección, como resultado de una situación médica subyacente o una discapacidad. De esta manera podremos identificar qué adaptaciones serán necesarias en el proceso de selección, en caso de haber de hacer alguna, y, si te seleccionamos, una vez que comiences a trabajar. Además, también podemos compartir con profesionales profesionales médicos/de la salud ocupacional detalles de condiciones médicas que se nos hayan revelado y/o respuestas a cuestionarios de salud previos al empleo, con el fin de obtener un informe médico sobre ti que nos permita evaluar tu aptitud física para el trabajo y si son necesarias cualquier tipo de adaptaciones una vez que empieces a trabajar. Esta información también puede ser utilizada por los profesionales médicos/de salud ocupacional para realizar las evaluaciones requeridas por la legislación en relación con la sanidad y la seguridad. Las bases legales que nos autorizan a compartir estos datos personales con ellos son que: es necesario para preparar un contrato; está en nuestros intereses legítimos considerar las adaptaciones que permitan que los Candidatos al Empleo participen plenamente en el proceso de selección; y para evaluar la aptitud física de los Candidatos a quienes les hemos ofrecido puestos de trabajo; y es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales y ejercer nuestros derechos legales en el ámbito laboral (obligaciones de no discriminar, de hacer adaptaciones razonables, de cumplir con los requisitos de sanidad y seguridad).

Asesores legales/profesionales

Compartimos cualquier dato personal tuyo que sea relevante, cuando corresponda, con nuestros asesores legales y otros asesores profesionales, con el fin de obtener asesoramiento legal o profesional sobre asuntos relacionados contigo o durante el curso de la resolución de disputas legales contigo (si las hubiere) o con otros Candidatos al Empleo. Las bases legales que nos permiten compartir estos datos personales son los siguientes: está en nuestro interés legítimo buscar asesoramiento para aclarar nuestros derechos/obligaciones y defendernos de manera adecuada de posibles demandas; es necesario cumplir con nuestras obligaciones legales y ejercer nuestros derechos legales en el ámbito laboral; y es necesario para establecer, ejercer o defender demandas legales.

Oficinas de inmigración

Podemos compartir tu derecho al permiso de trabajo con las Oficinas de Inmigración, cuando sea necesario, con el fin de verificar tu derecho a trabajar en el país donde se te ofrece un puesto. La base legal que nos autoriza a compartir estos datos personales es cumplir con nuestra obligación legal de no contratar a alguien que no tenga derecho a trabajar en el país.

También podemos compartir tus datos personales con los organismos reguladores del país en el que se ofrece el puesto. A efectos de la verificación previa al empleo, tus datos personales pueden compartirse con las agencias de verificación de antecedentes.

Consecuencias de no facilitar datos personales

Solo te pedimos que facilites los datos personales que necesitamos para poder tomar una decisión sobre si ofrecerte o no un puesto. Si no nos facilitas determinada información, tendremos que tomar una decisión sobre si ofrecerte o no un puesto sin esa información, y en en algunos casos podría llevar a decidir no contratarte. Por ejemplo, si te pedimos que facilites un proyecto escrito anterior o un certificado que verifique una calificación, y no lo haces, tendremos que decidir si te contratamos sin esa información.  Si al pedirte personas de referencia no nos las facilitas, generalmente no podremos ofrecerte el puesto. Además, algunos de los datos personales que nos facilites son requeridos por ley. Por ejemplo, si no nos facilitas la documentación que necesitamos para verificar tu derecho a trabajar en el país donde se te ofrece el puesto, nosotros, por ley, no podemos contratarte.

 Si eliges no facilitarnos los datos personales solicitados, te informaremos sobre las implicaciones de dicha decisión en el momento pertinente.

¿Cuánto tiempo conservaremos tus datos personales?

Mantendremos tus datos personales durante todo el proceso de selección. 

Si se selecciona tu candidatura, al comenzar a trabajar para nosotros, obtendrás un Aviso de Privacidad para Empleados que incluirá información sobre qué datos personales guardamos del proceso de selección y cuánto tiempo conservaremos tus datos personales durante el tiempo que trabajas para nosotros y después de que te hayas ido. 

Si no se selecciona tu candidatura, guardaremos tus datos personales durante un máximo de 12 meses a partir de la fecha en que te notifiquemos nuestra decisión, o de la fecha de tu último inicio de sesión en el portal de Quest Global Applicant. Sin embargo, puede haber circunstancias en las que sea apropiado que conservemos determinada información de tus datos personales durante más tiempo. Basaremos estas decisiones en circunstancias relevantes, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 

• la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales
• el riesgo de daños por uso o divulgación no autorizados
• los propósitos para los que procesemos tus datos personales y cuánto tiempo necesitemos los datos específicos para lograr estos fines
• cuánto tiempo es probable que los datos personales permanezcan precisos y actualizados
• durante cuánto tiempo los datos personales pueden ser relevantes para posibles demandas legales futuras
• cualquier requisito legal, contable, de informes o reglamentario aplicable que especifique cuánto tiempo se deben conservar ciertos registros

En todos los casos, no conservaremos tus datos personales durante más tiempo del que necesitemos para nuestros fines legítimos.

¿Vamos a archivar tu solicitud de empleo?

Si no te contratamos para el puesto solicitado, o si nos has enviado una candidatura espontánea, conservaremos tus datos personales en un archivo con el fin de decidir si puedes ser un candidato adecuado para cualquier otra vacante que pueda surgir en los próximos 12 meses, desde la fecha de tu último inicio de sesión en el portal de Quest Global Applicant, y te contactaremos si creemos que éste es el caso. En esta situación conservaremos tus datos personales durante máximo 12 meses desde la fecha de tu último inicio de sesión en el portal de Quest Global Applicant.

 Si durante el período en que tenemos tus datos personales archivados deseas presentarte para cualquier vacante que tengamos abierta, ponte en contacto con nosotros para informarnos al respecto, especialmente si el puesto no coincide con tu experiencia anterior o si la vacante forma parte de un área diferente a tu anterior candidatura, ya que, de lo contrario, es posible que no nos demos cuenta de que la vacante sería de tu interés. 

Si cambias de opinión acerca de que conservemos tus datos personales archivados, tienes derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento; consulta "Tus derechos", a continuación. 

Referencias

Si nos facilitas personas de referencia, te pedimos que les informes acerca de qué datos personales suyos nos estás proporcionando. También debes darles nuestros datos de contacto y hacerles saber que deben ponerse en contacto con nosotros si tienen alguna duda sobre cómo utilizaremos sus datos personales.

Tus derechos  

Tienes una serie de derechos legales relacionados con tus datos personales, que se describen a continuación:

• El derecho a realizar una solicitud de acceso a tus datos personales. Esto te permite recibir cierta información sobre cómo usamos tus datos, cómo recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre ti y cómo verificar que los estamos procesando legalmente.
• El derecho a solicitar que corrijamos los datos personales incompletos o inexactos que tenemos sobre ti.
• El derecho a solicitar que quitemos o eliminemos los datos personales que tenemos sobre ti, en el caso de que no exista un buen motivo para que continuemos disponiendo de ellos. También tienes derecho a solicitarnos que quitemos o eliminemos tus datos personales cuando hayas ejercido tu derecho a oponerte al procesamiento (ver más abajo).
• El derecho a oponerte a que procesemos tus datos personales cuando nos basemos en nuestro interés legítimo (o en el de un tercero), cuando no podamos demostrar una razón convincente para continuar con el procesamiento
• El derecho a solicitar que restrinjamos nuestro procesamiento de tus datos personales. Esto te permite solicitarnos que suspendamos el procesamiento de tus datos personales, por ejemplo, si deseas que establezcamos su exactitud o el motivo del procesamiento.
• El derecho a retirar tu consentimiento para que usemos tus datos personales. Como se indica anteriormente, desde el punto de vista legal normalmente no dependemos de tu consentimiento para usar tus datos personales. Sin embargo, si legalmente estamos dependiendo de tu consentimiento para usar cualquier dato personal tuyo y retiras tu consentimiento, también tienes derecho a solicitar que quitemos o eliminemos esos datos, si no tenemos otra buena razón para seguir usándolos.
• El derecho a solicitar que transfiramos tus datos personales a un tercero, con respecto a los datos que nos has facilitado, cuando nuestra base legal para usar los datos es que es necesario para la ejecución de un contrato o que tú nos ha dado tu consentimiento para que los usemos (esto se conoce como derecho a la “portabilidad de los datos”). 

Si deseas ejercer cualquier de los derechos anteriores, ponte en contacto con el Consejo de Protección de Datos. Ten en cuenta que estos derechos no son absolutos y, en algunas circunstancias, podemos tener derecho a rechazar parte o la totalidad de tu solicitud.

Si tienes alguna pregunta o duda sobre cómo utilizamos tus datos personales, puedes comunicárselo al Consejo de Protección de Datos.

Ten en cuenta que tienes derecho a presentar una queja en cualquier momento ante la Autoridad de Protección de Datos de tu país.